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Die Vorbereitung auf einen Büro- oder Geschäftsumzug kann viel komplizierter sein als der Umzug eines Haushalts. Vorbereiten ist der Schlüssel und sicherzustellen, dass alles auf Ihrer Liste vollständig ist, ist unerlässlich. Verwenden Sie diese schnelle Checkliste als Leitfaden, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten.
Bestimmen Sie einen Zeitrahmen und einen Zeitplan
Als Erstes sollten Sie Ihren Zeitrahmen festlegen. Legen Sie das Datum fest, an dem alle Dinge außerhalb der Büroräume sein müssen. Dies ist Ihr endgültiges Auszugsdatum. Es wird wahrscheinlich ein paar Tage dauern, bis Sie ausgezogen sind, je nachdem, wie viel Sie umziehen müssen. Arbeiten Sie von Ihrem Auszugsdatum an rückwärts und machen Sie eine Liste aller Dinge, die Sie tun müssen, bevor die Lastwagen ankommen.
Aufgaben zuweisen und bei Bedarf ein Verschiebungskomitee einrichten
Es ist eine gute Idee, Mitarbeiter frühzeitig für den Umzug zu gewinnen. Ein Umzugskomitee kann Ihnen nicht nur bei der Organisation und Planung des Umzugs helfen, sondern auch den Übergang für die übrigen Mitarbeiter erleichtern. Lassen Sie das Komitee alle Aufgaben überprüfen und Rollen nach Bedarf zuweisen. Im weiteren Verlauf müssen Sie wahrscheinlich Aufgaben zur Liste hinzufügen und sicherstellen, dass Sie auch Aufgaben zuweisen - es gibt einfach zu viel, um alles selbst zu erledigen.
Richten Sie einen internen und einen externen Kommunikationsplan ein
Ein interner Kommunikationsplan sorgt dafür, dass die Mitarbeiter über die Umzugspläne informiert werden, während ein externer Plan Ihre Kunden und Lieferanten über Ihre Geschäftsaktivitäten während des Umzugs auf dem Laufenden hält, damit Sie Ihr Unternehmen während des Übergangs am Laufen halten können.
Stellen Sie Umzugsunternehmen ein
Wie bei jedem Umzug dauert die Einstellung guter Umzugsunternehmen einige Zeit und sollte eine der ersten Aufgaben auf Ihrer Liste sein. Lassen Sie einen Mitarbeiter eine Liste mit mindestens fünf Umzugsunternehmen erstellen und prüfen Sie diese gründlich, bevor Sie sie einstellen. Bestimmen Sie das Budget, erhalten Sie Angebote und vergleichen Sie die Dienstleistungen von Umzugsunternehmen, um zu entscheiden, welche Sie einstellen möchten.
Stellen Sie professionelle Packer ein
Wenn Ihr Umzugsbudget die Einstellung professioneller Packer unterstützen kann, tun Sie es. Dies erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Einpacken von Bereichen im Büro, die häufig und am schwierigsten zu packen und zu bewegen sind. Die Mitarbeiter können gebeten werden, ihre Schreibtische oder Büros zu packen, da dies den Mitarbeitern auch die Möglichkeit bietet, ihre Räume aufzuräumen und nicht mehr benötigte Dinge zu entfernen.
Erstellen Sie einen neuen Büroplan und ein neues Layout
Hier wird Ihr Umzugskomitee wirklich hilfreich sein. Es ist immer schwierig, einen neuen Raum zu betreten, aber wenn man herausfinden muss, wohin alles und jeder geht, braucht das viel Zeit. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wo jedes Möbelstück platziert wird und jeder Mitarbeiter sitzt. Je detaillierter der Plan, desto besser.
Sprechen Sie mit Ihren derzeitigen Lieferanten
Der Umzug eines Unternehmens kann einen Wechsel des Dienstleisters bedeuten. Überprüfen Sie Ihre Verträge und entscheiden Sie dann, ob Sie bei Ihren derzeitigen Anbietern bleiben oder ob Sie einen Wechsel in Erwägung ziehen. Sie müssen festlegen, was für den neuen Speicherplatz in Bezug auf Telefonleitungen und Netzwerkinfrastruktur erforderlich ist. Sprechen Sie mit Ihrem neuen Vermieter und Ihren Verkäufern, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was der neue Raum benötigt, damit keine Lücke im Service entsteht. Wenden Sie sich bei Leasinggegenständen an den Händler, um ihn über den Umzug zu informieren und zu erfahren, wie er seine Geräte am besten an den neuen Standort bringt.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden
Ein Umzug kann für Mitarbeiter schwierig sein. Es kann eine Änderung in der Art und Weise bedeuten, wie sie pendeln und ob ihre Pendelstrecke jetzt länger ist als vor dem Umzug. Wenn Sie auf einen kleineren Raum umziehen, müssen die Mitarbeiter wissen, wie die Büros zugewiesen werden und wie ihr neuer Raum aussehen wird. Die Mitarbeiter sollten bei jedem Schritt im Prozess informiert werden. Versuchen Sie, einen beweglichen Zeitplan an der Pinnwand der Küche oder an einem anderen gemeinsamen Ort zu halten, damit die Leute sehen können, wie sich die Dinge entwickeln und was von ihnen als Angestellten erwartet wird.
