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Sie müssen also all diese Dinge jeden Tag erledigen und Ihre Aufgabenliste ist voll - woher wissen Sie, was Sie als Erstes, Zweites und Drittes tun müssen?
Ziemlich jeder hat das Gefühl, dass er zu viel zu tun hat und zu wenig Zeit dafür. Dieses überwältigte Gefühl resultiert oft aus der Unfähigkeit, all diese scheinbar dringenden Aufgaben zu priorisieren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Aufgabenliste von Minute zu Minute länger wird und Sie nicht einmal wissen, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier Informationen zum Identifizieren, Bewerten und Priorisieren Ihrer Aufgaben.
1. Machen Sie eine Liste
Bevor Sie versuchen, Ihre Verpflichtungen nach Wichtigkeit zu sortieren, nehmen Sie sich Zeit, um eine umfassende Liste von allem zu erstellen, was Sie benötigen oder erreichen möchten. Teilen Sie Ihre Liste in Abschnitte für verschiedene Arten von Aufgaben. Diese Kategorien könnten umfassen:
Tägliche oder wöchentliche Aufgaben
Dies sind alltägliche „Aufgaben“, die persönlich (Planung von Mahlzeiten und Einkauf von Lebensmitteln) oder arbeitsbezogen (wöchentliches Teammeeting) sein können. Wenn Sie bereits einem Tagesablauf folgen, sind Sie mit diesen Aufgaben vertraut. Wenn Sie dies nicht tun, ist dies ein guter Zeitpunkt, um eine zu erstellen. Was Sie mit einbeziehen, kann variieren. Einige Benutzer müssen sich nicht daran erinnern, E-Mails zu lesen oder Lebensmittel zu kaufen, andere hingegen schätzen die strukturierten Erinnerungen, um bestimmte Aktionen zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen auszuführen.
Aufgaben mit Fristen
Diese müssen natürlich zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden und müssen im Voraus vorbereitet werden. Beispiele könnten eine Schulzeitung sein, die in drei Wochen fällig ist, oder eine Party, die Sie in sechs Monaten planen. Diese Art von Aufgaben - oft als Projekte bezeichnet - können später in kleinere Komponenten unterteilt werden. Beispielsweise kann „Schreibpapier“ in das Lesen der relevanten Bücher, das Organisieren Ihrer Notizen, das Schreiben einer Gliederung, das Schreiben des ersten Entwurfs usw. unterteilt werden auf.
Wiederkehrende Aufgaben
Diese treten nicht täglich oder wöchentlich auf, aber es handelt sich auch nicht um einmalige Projekte. Wiederkehrende Aufgaben können Zahnarzttermine oder die Erledigung Ihrer vierteljährlichen Steuern sein.
Selbstmotivierte, notwendige Aufgaben
Dies sind Aufgaben oder Projekte, von denen Sie wissen, dass Sie sie ausführen müssen, aber niemand wird Sie dazu bringen. Sie haben selten, wenn überhaupt, ein eingebautes Zeitlimit. Denken Sie darüber nach, Ihre Website für kleine Unternehmen zu verbessern oder einen neuen Anbieter für die Grundversorgung zu finden.
Selbstmotivierte, nicht notwendige Aufgaben
Dies sind die unterhaltsameren Tätigkeiten, die jedoch dazu neigen, auf der Strecke zu bleiben, da andere, offensichtlich notwendige Aufgaben sie verdrängen. Denken Sie daran, zum Vergnügen zu lesen oder an Hobbys zu arbeiten.
Eines Tages Aufgaben
Diese Aufgaben befinden sich am Ende Ihrer Aufgabenliste oder im Hinterkopf, müssen jedoch in der Regel nicht bald oder nie erledigt werden. Beispiel: Malen Sie Ihre Heizkörper.
2. Organisieren Sie Ihre Liste
Sobald Sie alles aufgelistet haben, können Sie zunächst herausfinden, was zu tun ist, und Ihren Zeitplan organisieren. (Wie Sie dies physisch tun - auf einem Blatt Papier, einem Planer, einer App, einem Online-Kalender oder auf andere Weise - ist weniger wichtig, als dass Sie eine Methode wählen, die für Sie funktioniert und die Sie verwenden werden.) Hier einige Kriterien über etwas nachdenken:
Dringend oder wichtig
Alle Aufgaben können in eine von vier Kategorien eingeteilt werden. Dringende und wichtige Aufgaben sollten so schnell wie möglich erledigt werden. dringende, aber nicht wichtige Aufgaben können nach Möglichkeit delegiert werden. Andernfalls sollte Ihr Zeitplan genügend Flexibilität und zusätzliche Zeit enthalten, um sie beim Auftauchen zu berücksichtigen. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sollten frühzeitig geplant werden, damit sie nicht dringlich werden. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können möglicherweise beseitigt werden. Wenn Sie jedoch Spaß daran haben, sollten Sie sie in Ihren Zeitplan einarbeiten, damit sie nicht durch anspruchsvollere Verpflichtungen überfordert werden.
Wert einschätzen
Sie können den Wert einer Aufgabe auf verschiedene Arten beurteilen. Eine könnte sein, ob andere Menschen betroffen sind und wie wichtig diese Menschen für Sie sind (die Zustimmung Ihres Chefs und das Wohlergehen von Kindern, die von Ihnen abhängen, sind wichtiger als beispielsweise die Meinungen einer Gruppe von Fremden, denen Sie zugestimmt haben Sie können auch Aufgaben, die sich langfristig auszahlen oder die Sie einfach als lohnend empfinden, einen hohen Stellenwert beimessen.
Eine Referenz, auf die Sie wahrscheinlich stoßen werden, wenn Sie über das Priorisieren von Aufgaben lesen, ist die 80-20-Regel oder das Pareto-Prinzip, wonach 80% der Wirkungen von 20% der Ursachen ausgehen. Dies mag sich für Sie als wahr erweisen oder auch nicht, aber es ist eine gute Erinnerung daran, wofür Sie tatsächlich Zeit aufwenden und welche Ihrer Anstrengungen sich auszahlen.
Timing und Flexibilität
Ein funktionierender Zeitplan ermöglicht Änderungen und erkennt zeitliche Einschränkungen. Seien Sie realistisch, wenn Sie Ihre Tage priorisieren und planen. Überschätzen Sie im Zweifelsfall die Zeit, die eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nimmt.
Wenn zwei Aufgaben gleichzeitig fällig sind, hängt es davon ab, wie Sie am besten arbeiten. Einige Leute ziehen es vor, die einfachere Aufgabe aus dem Weg zu räumen, um sich auf die komplexere zu konzentrieren. andere fühlen sich beruhigt, wenn sie zuerst mit der schwierigeren Aufgabe beginnen und einiges oder alles erledigen, bevor sie weitermachen. Denken Sie daran, dass Sie nicht eine Aufgabe oder ein Projekt von Anfang bis Ende übernehmen müssen, bevor Sie zur nächsten übergehen - es sei denn, Sie stellen fest, dass diese Arbeitsweise Ihre Produktivität steigert.
Begrenzen Sie Ihre täglichen Aufgaben auf maximal drei. Der Tag kann auch kleinere Aufgaben beinhalten, die routinemäßiger oder weniger wichtig oder dringlich sind, aber das Aufladen größerer Aufgaben wird wahrscheinlich zu Stress und Enttäuschung führen.
Denken Sie daran, dass sich Prioritäten ändern können - wenn Ihr Chef Sie jetzt etwas tun muss, wird Ihre vorherige erste Priorität wahrscheinlich auf die zweite reduziert. Dies ist umso mehr ein Grund, mehr Zeit in Ihren Zeitplan zu investieren, um Flexibilität zu ermöglichen.
3. Batch-Aufgaben
Batching-Aufgaben sind eine der effektivsten und effizientesten Methoden, um diese nervigen, allzeit erledigten Aufgaben zu erledigen. Batching bedeutet einfach, dass Sie immer wieder an der gleichen Art von Aufgabe arbeiten, bevor Sie zu etwas anderem wechseln. Der erste Schritt besteht darin, die Aufgaben zu identifizieren, die Sie immer wieder ausführen, und anschließend einen einfachen Workflow einzurichten, damit sie ausgeführt werden können. Dann lösen Sie diese Aufgaben gleichzeitig mit diesem Workflow.
Für das Stapeln müssen ähnliche Aufgaben ausgeführt werden, für die ähnliche Ressourcen in "Stapeln" erforderlich sind, um die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Hier einige Beispiele:
- Bezahlen Sie alle Ihre Rechnungen gleichzeitig. Öffnen Sie alle Ihre E-Mails einmal pro Woche und führen Sie eine Aktion aus, anstatt sie jeden Tag stapeln zu lassen und niemals zu erreichen
Durch das Batching können Sie immer wieder dieselbe Aufgabe ausführen, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, Anweisungen zu finden oder was Sie als Nächstes tun sollten.
4. Beseitigen Sie Aufgaben
Sobald Sie alle Ihre Aufgaben aufgelistet und von den wichtigsten bis zu den niedrigsten sortiert haben, wird klar, welche Aufgaben am Ende der Liste stehen. Diese können manchmal an eine andere Person delegiert werden. Wenn dies jedoch nicht möglich ist, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine Zeit für diese Personen festlegen oder sie beseitigen möchten.
Sie haben möglicherweise Aufgaben auf Ihrer Liste, die Sie nicht erledigen müssen oder sogar erledigen möchten, aber Sie fühlten sich gezwungen, irgendwann etwas hinzuzufügen (gehen Sie ins Fitnessstudio, besuchen Sie einen Buchclub). Diese können vollständig beseitigt werden.
Schließlich ist es möglich, einfach zu viel zu tun zu haben - wenn Sie nicht alles erledigen können, bewerten Sie Ihre Arbeitsbelastung, um festzustellen, ob Sie nur mehr Übung beim Priorisieren benötigen oder ob Sie jemandem mitteilen müssen, dass Sie nicht mehr weitermachen können bestimmte Aufgabe.
