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Die meisten Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeitern benötigen eine starke Kommunikationsstrategie sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation. Egal, ob es sich um Benachrichtigungen über Richtlinienänderungen, tägliche Abläufe oder unter dem Einfluss der Sonne handelt, die Mitarbeiter müssen über wichtige Dinge Bescheid wissen.
Dies beinhaltet auch die Entwicklung eines Plans für einen Büroumzug und die Erstellung einer Umzugscheckliste.
Während Sie denken, dass die Planung eines Umzugs in einem Büro so viele Schritte erfordert, dass Sie nicht einmal Zeit haben, über Kommunikation nachzudenken, müssen Sie sich ein oder zwei Tage Zeit nehmen, um eine feste Strategie zu entwickeln, mit der sowohl die Mitarbeiter als auch Ihre Kunden informiert werden der anstehenden Änderungen.
Ganz wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter direkt am Umzug beteiligen möchten, da diese wahrscheinlich am stärksten von dem Umzug betroffen sind.
Wichtige interne Nachrichten
Die Kernbotschaften sollten das Timing, das Packen, die Schließung der Büros, das neue Bürolayout und Details zum neuen Standort beinhalten.
- Timeline: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Schritte des Umzugs auflisten, damit jeder weiß, was zu erwarten ist und wann. Verpackungsanweisungen: Geben Sie den Mitarbeitern Anweisungen zum Verpacken ihrer Büros oder Kabinen für den Umzug. Dies sollte beinhalten, woher das Verpackungsmaterial kommt, was für das Verpacken verantwortlich ist und welche Fristen einzuhalten sind. Hinweis auf vorzeitige Schließung von Büros: Während des Umzugs müssen Sie möglicherweise das Büro schließen, um das endgültige Verpacken und Verschieben von Bürogeräten und Möbeln zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter diese Daten kennen und wissen, ob und wie das Geschäft während des Umzugs fortgesetzt wird und wie sich dies auf den Arbeitszeitplan und die Arbeitsbelastung auswirkt. Neuer Büroplan: Die Mitarbeiter möchten frühzeitig wissen, wie die neuen Räumlichkeiten aussehen und wie die Büros eingerichtet werden. Werden sie noch ihren eigenen Raum haben oder werden sie sich jetzt in einer Kabine oder einem offenen Grundriss befinden? Stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit erstellen, die Mitarbeiter darüber zu informieren, wie sich ihr Arbeitsbereich ändern könnte. Die neuen Optionen für Standort, Parken und Pendeln: Stellen Sie den Mitarbeitern alle erforderlichen Informationen zum neuen Standort zur Verfügung, damit sie den Transport zum neuen Standort vorbereiten können.
Möglichkeiten, den Mitarbeitern die Ziele mitzuteilen
Die Art und Weise, wie Sie die Nachricht zustellen, sollte von der Art der Nachricht abhängen. Beispielsweise kann die Timeline problemlos über das Intranet Ihres Unternehmens bereitgestellt werden. Schließungen von Büros lassen sich am besten auf einer Mitarbeiterversammlung vorstellen, um sicherzustellen, dass Fragen gestellt und beantwortet werden können.
- Intranet: Für Unternehmen oder Organisationen mit einem Intranet ist dies normalerweise die beste Plattform für die meisten Nachrichten. Es ermöglicht einfache Aktualisierungen von Dateien und Informationen, die alle Mitarbeiter erreichen können. Persönliche Besprechungen: Unabhängig von der Botschaft sind Besprechungen mit Mitarbeitern ein guter Ort, um Ankündigungen zu machen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine vollständige Diskussion zu führen. Sie können die Besprechungszeit auch verwenden, um zu überprüfen, wie die Informationen übermittelt werden, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie auf dem Laufenden gehalten werden. E-Mail: Während E-Mail einfach ist, ist es nicht immer der beste Weg, Informationen weiterzuleiten. Sie möchten nicht so viele E-Mails verschicken, dass die Benutzer die Informationen nicht finden können, wenn sie sie benötigen. Wenn Sie E-Mails verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie diese nur verwenden, um anderen Personen mitzuteilen, wo sie die Informationen erhalten können. Allgemeine Ordner: Wenn Sie kein Intranet haben, erstellen Sie einen allgemeinen Ordner auf einem Netzlaufwerk, auf den jeder zugreifen kann. Schwarzes Brett: Sie können einen physischen Bereich zum Posten von Informationen verwenden. Die Leute können es oft überprüfen, und es bietet auch einen Ort, an dem die Leute ihre Bedenken sammeln und diskutieren können.
