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Arbeiten Sie für ein Unternehmen, das häufige Besprechungen hat? Haben Sie sich jemals gefragt, was Sie tun sollen und was bei diesen Versammlungen als angemessenes Verhalten angesehen wird? Haben Sie Angst, an den Meetings teilzunehmen, weil Sie befürchten, einen falschen Pass zu begehen, der Ihre Position oder Ihre Aufstiegschancen gefährden könnte?
In der Regel behalten sich Manager, Teamleiter oder Führungskräfte das Recht vor, Geschäftstreffen zu initiieren, wenn sie dies für erforderlich halten. Unabhängig davon, ob es sich um regelmäßig geplante Veranstaltungen handelt oder ob sie für einen bestimmten Zweck anberaumt sind, sollte jeder Teilnehmer die entsprechenden Richtlinien zur Geschäftsetikette befolgen.
Führer
Vor dem Meeting muss unbedingt alles organisiert sein, damit Sie keine wertvolle Zeit verlieren. Sie möchten, dass es so reibungslos und termingerecht wie möglich läuft, und haben dennoch nach Möglichkeit Zeit für Fragen und Feedback. Der Schlüssel ist, Respekt für alle Beteiligten zu zeigen.
Hier sind einige empfohlene Richtlinien:
- Haben Sie eine schriftliche Agenda mit einer logischen Abfolge und realistischen Zeiten. Wenn Zeit und Ressourcen dies zulassen, senden Sie Kopien an alle Teilnehmer. Senden Sie eine Einladung an potenzielle Teilnehmer mit möglichst vielen Details zum Meeting, einschließlich Ort, Startzeit, mitzubringender Zeit und Endzeit. Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung und Lassen Sie alle wissen, wann es in Ordnung ist, Fragen zu stellen. Stellen Sie Wasser auf das Podium oder die Vorderseite des Raums und trinken Sie es zwischen den Themen oder wenn jemand anderes spricht. Sie müssen Ihre Rede nicht wörtlich aufschreiben, aber Sie sollten es zumindest tun haben Aufzählungszeichen in Ihren Notizen. Wenn Sie dies nicht tun, springen Sie möglicherweise von einem Thema zum nächsten und verlieren den Überblick über Ihre Kommentare. Dies kann dazu führen, dass Sie Zeit verschwenden und die Teilnehmer sich über den Punkt der Besprechung Gedanken machen. Achten Sie auf die Körpersprache Ihrer Teilnehmer. Wenn Sie feststellen, dass die Leute das Interesse verlieren, halten Sie inne und überprüfen Sie sich, um sicherzustellen, dass Sie keine Informationen wiederholen oder zu viel Zeit mit etwas verbringen, das nicht relevant ist. Machen Sie ein paar Anekdoten, um das Meeting interessant zu halten. Vermeiden Sie es jedoch, unangemessene Witze zu erzählen, die sogar einen Hauch von Sexismus, Rassismus oder etwas anderem enthalten, das andere beleidigen könnte. Stehlen Sie niemals die Ideen anderer und nennen Sie sie Ihre eigenen. Geben Sie anderen immer Anerkennung für Ideen und erfolgreiche Aufgaben. Wenn es in Ordnung ist, sich ein wenig zu bewegen, gehen Sie nicht über die Vorderseite des Raums hin und her. Dies macht Sie nervös. Bleiben Sie während der Frage- und Antwortphase ruhig, bis die fragende Person fertig ist, bevor Sie antworten. Wenn Sie die Frage nicht verstehen, bitten Sie sie, sie zu wiederholen oder die Frage näher zu erläutern. Wenn jemand wütend oder feindselig erscheint, behalten Sie die Ruhe und bitten Sie die Person, dies zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihnen zu besprechen. Beenden Sie die Besprechung frühzeitig wenn möglich. Es ist besser, wenn es kürzer ist, als die Aufmerksamkeit der Anwesenden zu verlieren.
Teilnehmer
Jeder, der zur Besprechung einberufen wird, sollte teilnehmen, es sei denn, die Umstände lassen dies nicht zu. Wenn Sie über das Meeting im Voraus Bescheid wissen, sollten Sie sich etwas mehr Zeit für Ihre persönliche Körperpflege nehmen, um den teilnehmenden Vorgesetzten Respekt zu zollen. Kleide dich passend für das Businesslevel.
Tipps zum Treffen von Manieren:
- Wenn Sie aufgefordert werden, eine Bestätigungsnachricht zu senden, tun Sie dies, sobald Sie die Besprechung in Ihrem Kalender eingegeben haben. Wenn möglich, sollten Sie ein paar Minuten früher eintreffen. Überprüfen Sie Ihr Mobiltelefon und vergewissern Sie sich, dass es leise oder ausgeschaltet ist. Sie sollten während einer Besprechung niemals Textnachrichten senden, es sei denn, der Leiter bittet Sie um eine bestimmte Person. Wenn Erfrischungen serviert werden, ist ein Getränk akzeptabel. Wenn jedoch nicht alle anderen essen, warten Sie, bis die Besprechung beendet ist, um einen Snack zu sich zu nehmen. Wenn es sich um eine Mittagssitzung handelt, bringen Sie Ihr Essen zum Tisch und essen Sie es so leise wie möglich, ohne auf sich selbst aufmerksam zu machen Mit anderen Teilnehmern chatten oder Notizen austauschen. Dies ist sehr störend und kann den Eindruck erwecken, dass Sie Ihre Arbeit nicht ernst genug nehmen, um genau zu beobachten, was besprochen wird. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, antworten Sie so direkt wie möglich. Wenn Sie die Antwort nicht kennen, entschuldigen Sie sich und seien Sie ehrlich. Keine Antwort ist besser als die falsche. Nach der Besprechung danke dem Redner. Verweilen Sie nicht länger als nötig im Besprechungsraum. Durch Abhängen werden Sie müßig und Sie möchten nicht, dass der Chef denkt, Sie würden die Besprechung nutzen, um sich Ihren Pflichten zu entziehen.
Treffen in einem Restaurant
Manchmal wird eine Mittagssitzung einberufen, die in einem Restaurant stattfinden kann. Denken Sie daran, dass Sie immer noch bei der Arbeit sind, auch wenn Sie nicht im Büro sind.
Zusätzliche Besprechungstipps für Restaurantbesprechungen:
- Vergessen Sie nie Ihre Tischmanieren. Behandeln Sie Essenspannen mit Anmut und guten Manieren. Verwenden Sie die richtigen Utensilien. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Gabel zu welchem Gang passt, folgen Sie der Person, die das Meeting leitet. Wenn Sie in einem Buffetrestaurant sind, sollten Sie die richtigen Umgangsformen kennen, um sich selbst zu helfen.
