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Papierstapel sind ein Schmerz, und die Verwaltung eines Heimarchivierungssystems kann eine Belastung sein. Sie müssen sich jedoch an einige Dokumente halten, da Sie nie wissen, wann Sie sie benötigen.
Wie lange brauchen Sie, um Ihre Steuern, Quittungen, Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente aufzubewahren? Jede Art von Dokument ist anders, daher sollten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Unterlagen lange genug aufbewahrt werden, bevor Sie den Aktenvernichter in Betrieb nehmen, auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie damit fertig sind.
Aufrechterhaltung eines funktionsfähigen Home-Ablagesystems
Ein Schlüssel zum Erstellen eines funktionsfähigen Ablagesystems für zu Hause besteht darin, die Menge des erhaltenen Papiers zu reduzieren. Es kann wirklich die Menge an Papier reduzieren, die Sie zerkleinern oder feilen müssen. Dies bedeutet, dass Sie keine Junk-Mails mehr verschicken, sich für E-Rechnungen anmelden und keine Flyer, Coupons, die Sie niemals verwenden, Kataloge, die Sie niemals lesen werden, oder andere Ephemera akzeptieren müssen, wenn Sie sich kennen Wirklich nicht.
Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ein gutes Mail-Management-System verfügen. Je effizienter Sie die eingegangene Post bearbeiten, desto seltener müssen Sie eine große Sitzung zum Ablegen, Schreddern und Recyceln absolvieren.
Richten Sie ein elektronisches System ein
Wenn Sie Ihre Papierablage durch das Einrichten eines elektronischen Ablagesystems loswerden, sparen Sie Platz und Papierkram. Heutzutage macht ein elektronisches Ablagesystem viel Sinn, weil es einfacher ist als je zuvor.
Zu Beginn benötigen Sie einen Scanner und einen Speicherort für Ihre Dateien: ein Ordnersystem auf einem Computer und ein Backup in der Cloud sowie eine externe Festplatte. Je mehr Backups Sie zu Hause und außerhalb des Unternehmens haben, desto besser sind Sie darauf vorbereitet, den Papierstapel loszuwerden, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie etwas Wichtiges verlieren.
Richten Sie allgemeine Ordner für verschiedene Arten von Dokumenten ein (z. B. Haushalt, Steuern, Auto, Geburtsurkunden usw.). Sie müssen beim Speichern der Dokumente nicht zu genau vorgehen, da elektronische Ablagesysteme durchsuchbar sind.
Scannen Sie dann jedes Dokument und speichern Sie es in einem Ordner entsprechend dem Inhalt. Geben Sie jedem Dateinamen eine eindeutige Bezeichnung, damit er über die Suchfunktion Ihres Computers schnell gefunden werden kann. Durch Hinzufügen des Datums am Ende des Dateinamens können Sie den gleichen Dokumenttyp von verschiedenen Zeiträumen unterscheiden. Nennen Sie Ihre Stromrechnung beispielsweise nicht utilitystatement.pdf, sondern utilitystatement-Feb2019.pdf.
Es gibt auch eine Reihe von Apps, mit denen Sie eine Vielzahl von Dokumenten schnell aufzeichnen und speichern können. Viele können über Ihr Smartphone oder Tablet verwaltet werden, sodass Sie Papierkram (insbesondere Quittungen) loswerden können, wenn Sie sich nicht in der Nähe Ihres Heimcomputers befinden.
Kopien aufbewahren
Experten empfehlen, für Ihre wichtigsten Dokumente mehrere Exemplare aufzubewahren. Dies kann bedeuten, dass eine Kopie in Ihrem Cloud-Speicher und eine andere auf einer Festplatte gespeichert bleibt. Dies kann auch bedeuten, dass Sie eine Kopie in Ihrer elektronischen Ablage und eine Kopie in einem feuerfesten Safe aufbewahren.
Dokumente für immer aufbewahren
Eine Reihe von Dokumenten sollte für immer aufbewahrt werden. Dies sind die wichtigsten Informationen, die Sie möglicherweise aus verschiedenen Gründen zu einem späteren Zeitpunkt benötigen. Wenn Sie sicherstellen, dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden und dass eine Kopie sicher ist, sparen Sie viel Zeit, wenn sie benötigt werden.
- Akademische Aufzeichnungen: Diplome, Zeugnisse und alle Portfolioarbeiten, die möglicherweise in Zukunft für die Bewerbung verwendet werden. Adoptionspapiere Taufschein Geburtsurkunde Sterbeurkunde: Kann für steuerliche Zwecke erforderlich sein Leistungsbeurteilungen.KrankenaktenKrankenaktenPässeRenten- und RentenaktenSozialversicherungskartenWills
Dokumente, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Leben lang Kontoauszüge und Rechnungen auf Ihrem Schreibtisch. Bereits nach einem Jahrzehnt wäre dieser Stack wahrscheinlich unglaublich groß. Es gibt viele Arten von Dokumenten - vor allem finanzielle -, die Sie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren sollten, aber nicht für immer aufbewahren müssen. Möglicherweise müssen Sie sie monatlich oder wöchentlich für eine Weile referenzieren, dann werden sie einfach zu einem weiteren Blatt Papier, das herumliegt und Unordnung erzeugt.
Der schwierige Teil ist zu wissen, wann Sie diese Arten von Datensätzen loswerden können. Es gibt keine gute Antwort für alles, aber empfohlene Richtlinien basierend auf dem, was es ist:
- Kontoauszüge: Ein Monat Rechnungen: Ein Jahr für alle steuer- oder garantiebezogenen Ausgaben. Alle anderen Rechnungen sollten sofort nach Zahlungseingang vernichtet werden. Kreditkartenrechnungen: Sofort nach Zahlungseingang vernichten. Quittungen für Renovierungsarbeiten: Bis zum Verkauf des Eigenheims aufbewahren. Investitionsunterlagen: Sieben Jahre nach Auflösung des Kontos oder Verkauf des Wertpapiers.Leases: Bewahren Sie diese auf, bis Sie ausgezogen sind und Ihre Kaution vom Vermieter zurückerhalten haben.Paychecks and pay stubs: Ein Jahr oder bis Sie Ihre W-2-Abrechnung für dieses Steuerjahr erhalten haben lebensdauer der garantie für größere einkäufe wie geräte und elektronik. Bewahren Sie die Quittung für Dinge wie Lebensmittel und Kleidung nur auf, bis Sie wissen, dass die Rücksendung von Waren nicht erforderlich ist. Steuerbelege: Sieben Jahre, einschließlich Ihrer Einreichung und aller Begleitpapiere wie W-2 und Quittungen. Bewahren Sie es auf, bis das Boot, Auto oder Motorrad verkauft ist.
So werden Sie Dokumente los
Das Vernichten von Dokumenten ist die Hauptmethode, um sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen. In der Regel gibt es bestimmte Dokumente, die unbedingt vernichtet werden sollten. Dies schließt alles ein, was Kontonummern, Geburtsdaten, Mädchennamen, Passwörter und PINs, Signaturen und Sozialversicherungsnummern enthält.
Wenn Dokumente immer noch "aktiv" sind - Sie müssen sie als Referenz behalten -, legen Sie sie thematisch in Ihr Ablagesystem ein. Zerkleinern Sie sie nur, wenn sie nicht mehr verwendet werden.
Welche Dokumente müssen vernichtet werden?
Wenn Sie mit diesen Dokumenten fertig sind und sie nicht mehr benötigen, können Sie sie zerkleinern:
- BankbelegeBankauszügeGeburtsurkundenkopienStornierte und ungültig gemachte SchecksKreditkartenrechnungenKreditberichteFührerscheine (abgelaufen) Arbeitsdokumente mit identifizierenden InformationenAbgelaufene Pässe und VisaInvestitionskontonummernRechtliche DokumenteInvestitions-, Lager- und EigentumsgeschäfteGegenstände mit Unterschrift (Leasing, Verträge, Briefe usw.) GepäckanhängerMedizinisch und zahnärztliche UnterlagenPapiere mit SozialversicherungsnummerPasswörter oder PIN-NummernPay-StubsVorbewilligte KreditkartenanträgeBelege mit Girokontonummern, Kreditkartennummern oder sonstigen identifizierenden InformationenSteuerformulareBelege mit identifizierenden InformationenReiseroutenGebrauchtes FlugticketNutzungsrechnungen (Telefon, Gas, Strom, Wasser, Kabelfernsehen, Internet usw.)
Alles andere - wie z. B. Papierkram - können Sie einfach recyceln. Stellen Sie sicher, dass ein flexibles Ablagesystem eingerichtet ist, damit Sie diese Dokumente in Schach halten können. Es ist auch eine gute Idee, sich daran zu gewöhnen, Ihre gespeicherten Dokumente regelmäßig durchzugehen. Versuchen Sie dies zu tun, wenn Sie Rechnungen bezahlen, Ihre Steuern einreichen oder sich um eine ähnliche wiederkehrende Aufgabe kümmern, damit Sie nicht vergessen und Ihre Papiere außer Kontrolle geraten.
