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E-Mail ist derzeit eine der wichtigsten Methoden, um schriftliche Mitteilungen zu versenden, und es ist unwahrscheinlich, dass sich dies jemals ändern wird. Es ist einfach, schnell und erfordert keinen Stempel.
Vorbei sind die Tage, an denen Sie eine Woche oder länger auf einen Brief oder eine Antwort in der Post warten müssen. Es ist nicht notwendig, Notläufe zur Post zu machen, um Ihre Umschläge zu wiegen und genügend Briefmarken für Rechnungen und Briefe zu sammeln. Tatsächlich haben viele Menschen noch nie einen Umschlag adressiert oder einen Brief über die US-Post geschickt.
E-Mail ist zu einer der einfachsten und schnellsten Möglichkeiten geworden, sowohl persönlich als auch geschäftlich zu kommunizieren. Dies ist zu einem solchen Phänomen geworden, dass der immer vertrauenswürdigere United States Postal Service Schwierigkeiten hat, Wege zu finden, um im Geschäft zu bleiben.
Es ist keine Überraschung, dass die E-Mail-Etikette, die oft als Netiquette bezeichnet wird, ein heißes Thema für die aktuelle Kultur ist. E-Mails werden täglich von einem breiten Teil der amerikanischen Bevölkerung verschickt. Die meisten Unternehmen kommunizieren den ganzen Tag über per E-Mail mit ihren Mitarbeitern. Nahezu jeder Haushalt verfügt über mindestens einen Computer mit Internetzugang. In diesen Haushalten leben Mütter, Väter, Kinder, Jugendliche und vielleicht sogar Großeltern, von denen alle oder die meisten E-Mails empfangen und senden.
Wir leben in einer mikrowellen- und internetgetriebenen Gesellschaft, und niemand möchte sich die Zeit nehmen, um einen Langschriftbrief zu schreiben, obwohl dieser so viel intimer und persönlicher ist. Dennoch gibt es viele Umstände, unter denen die E-Mail besser funktioniert als die Post. Hier sind einige Tipps und Tricks, die Sie beim Verfassen von E-Mail-Notizen beachten sollten.
- Bereiten. Bevor Sie eine E-Mail eingeben, sei es eine erste Notiz oder eine Antwort, sollten Sie sich fragen, was Sie mitteilen möchten. Kurz gesagt, was ist Ihr Zweck zum Schreiben? Sobald Sie es wissen, können Sie die fertige E-Mail vor dem Versenden lesen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben. Wenn es die Note macht, dann senden Sie es; Wenn der Text verwirrend, hart oder unklar ist, sollten Sie vielleicht noch einmal von vorne beginnen. Kommunizieren. Denken Sie daran, dass Sie mit einer realen Person kommunizieren, die diese E-Mail erhalten wird. In diesem Sinne sollten Sie die Person mit Namen ansprechen und respektvoll sein. Wenn dies eine Antwort auf eine empfangene E-Mail ist, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Fragen oder Wünsche zu einem frühen Zeitpunkt in der Notiz zu beantworten. Atmen. Irgendwann haben wir uns alle schuldig gemacht, unsere Fassung verloren zu haben. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie verärgert oder stört, antworten Sie nicht in Form von Sachleistungen. Nehmen Sie die Hauptstraße und antworten Sie entweder nur, um den Empfang zu bestätigen, oder nehmen Sie sich etwas Zeit, bevor Sie antworten, damit Sie sich beruhigen und mit einer durchdachten Nachricht antworten können. Sie möchten niemals wütend auf eine E-Mail (oder eine andere Form der Kommunikation) antworten. Wenn wir wütend sind, neigen wir dazu, Dinge zu sagen (oder zu schreiben), die wir entweder nicht meinen oder nicht sagen müssen. Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail, sobald sie gesendet wurde, für immer da ist. Sei transparent. Ihre Betreffzeile sollte eine echte Darstellung der Gründe sein, warum Sie den Empfänger kontaktieren. Verwenden Sie Ausdrücke, die sich auf den Betreff der Mail beziehen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie eine geschäftliche oder eine persönliche E-Mail verfassen. Wenn Sie beispielsweise Ihrer Mutter eine E-Mail über ihren Besuch in der nächsten Woche schreiben, sollte in Ihrer Betreffzeile etwa "Ihr Besuch" stehen. Forschung. Wenn Sie eine E-Mail an einen Geschäftspartner senden, sollten Sie dessen Nachnamen und Titel verwenden. Recherchieren Sie und sprechen Sie den Empfänger richtig an. Der Präsident des Unternehmens könnte entweder als Mr. Taylor oder President Taylor angesprochen werden. Rechtschreibprüfung. Die Verwendung der Rechtschreibprüfung ist wichtig, wenn Sie schriftlich kommunizieren. Wenn Sie eine Notiz voller Fehler senden, wird Ihnen mitgeteilt, dass Sie schlampig sind oder nicht auf Details achten. Versuchen Sie, die Rechtschreibprüfung immer auszuführen, oder verwenden Sie ein Programm, das die Rechtschreibprüfung automatisch durchführt. Lesen Sie es dann erneut, um sicherzustellen, dass die Wörter, die Sie verwenden möchten, nicht automatisch auf etwas anderes korrigiert wurden. Korrekturlesen. Sie sollten sich einige Sekunden oder Minuten Zeit nehmen, um eine von Ihnen geplante E-Mail schnell zu korrigieren. Nehmen Sie sich Zeit, um umständliche Sätze zu bearbeiten oder fehlende Satzzeichen zu setzen. Achten Sie auf den Ton. Manchmal kommt eine E-Mail anders als von Ihnen beabsichtigt. Der Ton Ihrer E-Mail ist sehr wichtig und genauso wichtig wie Ihre Nachricht. Da es sich um schriftliche Kommunikation handelt, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Ton angenehm ist und das, was Sie sagen möchten, wirklich wiedergegeben wird. Denken Sie daran, dass Ihr Empfänger das Kichern in Ihrer Stimme nicht hören oder das Lächeln auf Ihrem Gesicht sehen kann. Sofern Sie nicht alles vorwegnehmen möchten, was Sie schreiben, sollten Sie jegliche Sprache in der E-Mail vermeiden, die in irgendeiner Weise falsch verstanden werden könnte. Sei kurz und bündig. Versuche nicht, einen Roman zu schreiben, wenn du eine E-Mail schreibst. Die meisten Leute wollen wirklich nicht so viel in einer E-Mail lesen. Wenn die E-Mail unbedingt lang ist, versuchen Sie, dem Empfänger zu helfen, indem Sie Schlüsselbegriffe hervorheben, Aufzählungszeichen verwenden oder den Betreff im ersten Absatz zusammenfassen. Gut kommunizieren. Sie möchten Ihren Leser nicht verwirren, nehmen Sie sich also die Zeit, klar und präzise zu schreiben. Wenn Sie einem Freund eine E-Mail senden, können Sie in Ihrem Schreibstil zwangloser sein. Wenn es sich jedoch um Geschäftskommunikation handelt, verwenden Sie die richtige Grammatik und vermeiden Sie die Verwendung von Symbolen oder Emojis, die Sie weniger professionell erscheinen lassen.
E-Mail-Kommunikation ist sehr beliebt. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Goldene Regel anzuwenden, und Sie werden einen langen Weg gehen, um ein hochkarätiger Netiquette-Profi zu werden.
