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Das Erlernen der Verwaltung Ihrer E-Mails ist eine überraschend schwierige organisatorische Aufgabe, da Sie E-Mails nicht nur visuell organisieren können. Sie müssen jedes Dokument lesen und anfassen, um es abzulegen oder zu verwerfen. Das heißt, der beste Weg, um zu beginnen, ist, zu springen und es jetzt zu tun.
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Wirf den Müll weg
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Reduzieren Sie die Menge an E-Mails, die Sie erhalten, indem Sie den Zufluss von Junk-Mails stoppen.
Abmeldung von allen Katalogen - ja, alle. Sie können ihre Inhalte bereits online finden. Die meisten haben Kleingedrucktes mit Anweisungen zum Abbestellen, oder Sie können es online tun. Wenn Sie weniger Junk-E-Mails erhalten, wird weniger Zeit für die Verwaltung Ihrer E-Mails aufgewendet. Es ist auch gut für die Umwelt.
Nachdem Sie sich von allem abgemeldet haben, ist Ihre Mailbox für eine Weile völlig frei von unerwünschten E-Mails, aber sie sammelt sich langsam wieder an. Entfernen Sie sich fortlaufend aus den Mailinglisten oder nehmen Sie sich etwa alle sechs Monate Zeit, um Ihren Namen aus den Listen zu entfernen, zu denen Sie hinzugefügt wurden.
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Plane es
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Die meisten Leute sortieren die Post, während sie nach der Arbeit durch die Tür gehen, und halten oft in der Mitte an, um ihren Mantel abzulegen oder ihre Aufmerksamkeit auf das zu richten, was zu Abend gegessen werden soll. Widerstehen Sie dem Drang, E-Mails zu verwalten, bis Sie Zeit und Aufmerksamkeit für diese Aufgabe haben. Hier ist der Grund:
- Wenn Sie auf Ihrem Weg durch die Tür sortieren, sind Sie wahrscheinlich zu diesem Zeitpunkt nicht bereit, Ihre E-Mails zu verwalten. Sie benötigen die richtigen Werkzeuge und die Aufmerksamkeit, um zu entscheiden, wie jedes Stück verwendet oder entsorgt werden soll. Berühren Sie ein Stück Papier nicht mehr als einmal, wenn dies nicht erforderlich ist. Das macht das Papiermanagement so anstrengend: Man muss es jedes Mal lesen! Warten Sie, bis Sie zum Verwalten und Verwerfen bereit sind.
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Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge
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Halten Sie die richtigen Werkzeuge bereit, um Ihre E-Mails zu verwerfen, zu recyceln oder zu beantworten. Das beinhaltet:
- ShredderRecycling binFiling System und Kalender
Bewahren Sie Ihren Aktenvernichter und den Papierkorb nicht in getrennten Räumen auf. Sie sollten bei Ihrer Arbeit in Ihrer Nähe sein, damit Sie sofort Maßnahmen ergreifen können. Auf diese Weise müssen im ganzen Haus keine Papierstapel recycelt und zerkleinert werden.
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Richten Sie ein System ein
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Es gibt drei Endspiele für jedes Poststück:
- Ergreifen Sie Maßnahmen mit E-Mails, die jetzt oder später Aufmerksamkeit erfordern. Unterteilen Sie es in weitere Kategorien wie "Archivieren", "Reagieren", "Sofortiges Handeln" usw. Recyceln Sie Junk-Mails, die für Sie keinen Wert haben und keine identifizierenden Informationen über Ihren Namen hinaus enthalten. Vernichten Sie jedes Mail, das identifizierende Informationen über Ihren Namen enthält und Adresse. Dazu gehören Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten, Kreditkartenangebote und mehr.
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Weiter so
Der Container-Speicher
Nachdem Sie ein System ausgefallen haben, müssen Sie es aufrechterhalten. Wenn Sie nicht jeden Tag Zeit haben, Ihre Post zu sortieren, legen Sie sie in einen Posteingang auf Ihrem Schreibtisch, in der Nähe Ihres Eingangs oder in eine Ecke auf Ihrer Küchenarbeitsplatte. Planen Sie ein bis zwei Mal pro Woche ein, um jedes Poststück zu sortieren, damit Sie nichts Wichtiges verpassen.
